EU AI Act | 2026-07-02 | 9 Min.
KI-Schulungsnachweis nach Art. 4: Vorlage und Checkliste (2026)
Artikel 4 verlangt dokumentierte KI-Kompetenz - aber wie sieht der Nachweis konkret aus? Vorlage, Checkliste und typische Fehler im Überblick.
Was ist ein KI-Schulungsnachweis nach Artikel 4?
Ein KI-Schulungsnachweis dokumentiert, dass Ihre Mitarbeiter die nach Artikel 4 der EU-KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) geforderte KI-Kompetenz besitzen. Die Pflicht gilt seit dem 2. Februar 2025; ab dem 2. August 2026 greifen die Bußgeldvorschriften. Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Format vor - entscheidend ist, dass Sie im Prüffall belegen können, wer wann zu welchen Inhalten geschult wurde.
Das bestätigt auch die EU-Kommission in ihrer offiziellen FAQ: Ein Zertifikat ist nicht erforderlich, interne Aufzeichnungen über Schulungen reichen aus. Die Bundesnetzagentur betont in ihrem Hinweispapier ebenfalls, dass es keine Zertifizierungspflicht gibt.
Welche Angaben gehören in den Nachweis?
Ein belastbarer Schulungsnachweis enthält mindestens diese sechs Elemente:
Dazu kommt eine kurze Angemessenheits-Begründung: Warum passt die gewählte Schulungstiefe zum KI-Einsatz in Ihrem Unternehmen? Wer nur gelegentlich ChatGPT nutzt, braucht eine Basis-Schulung; wer KI-Entscheidungen verantwortet, braucht mehr.
Vorlage: So strukturieren Sie das Schulungsverzeichnis
Ergänzen Sie das Verzeichnis um:
- Beschreibung der Schulungsinhalte (Lehrplan als Anlage)
- Verantwortliche Ansprechperson im Unternehmen
- Regelung zur Auffrischung (empfohlen: jährlich oder bei neuen KI-Tools)
Checkliste: Ist Ihr Nachweis audit-fähig?
- Sind alle Personen erfasst, die KI-Tools im Auftrag des Unternehmens nutzen - auch freie Mitarbeiter und Praktikanten?
- Liegt ein dokumentierter Lehrplan vor (nicht nur „KI-Schulung durchgeführt")?
- Ist die Schulungstiefe begründet (Rollen, Einsatzkontext)?
- Gibt es Teilnahmebescheinigungen pro Person für die Personalakte?
- Ist eine Auffrischung geregelt?
- Werden Neuzugänge systematisch nachgeschult?
Typische Fehler beim Schulungsnachweis
Fehler 1: Die „Alibi-Richtlinie". Eine unterschriebene PDF-Richtlinie ist kein Kompetenznachweis. Artikel 4 verlangt aktive Befähigung - Schulung, nicht nur „gelesen und verstanden". Fehler 2: Zertifikat ohne Inhaltsdokumentation. Ein Klick-Zertifikat ohne dokumentierte Inhalte hält im Prüffall wenig aus. Kursinhalt, Datum und Umfang müssen nachvollziehbar sein. Fehler 3: Externe vergessen. Auch Dienstleister, die in Ihrem Auftrag mit KI arbeiten, fallen unter Artikel 4. Lassen Sie sich deren KI-Kompetenz bestätigen und dokumentieren Sie das. Fehler 4: Einmal geschult, nie wieder. KI-Tools und Regulierung ändern sich schnell. Ohne Auffrischungsregelung veraltet der Nachweis.Wie lange muss der Nachweis aufbewahrt werden?
Der EU AI Act nennt keine Mindestfrist. Aus arbeitsrechtlichen und DSGVO-Gründen sind drei bis sechs Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses üblich - mindestens aber solange, wie die Person im Unternehmen KI-Systeme nutzt.
Der schnellste Weg zum dokumentierten Nachweis
Die kostenlose EU AI Act Schulung von AI:mpulskraft liefert alle drei Nachweis-Bausteine mit: dokumentierter Lehrplan mit 8 Modulen, Schulungsprotokoll und Teilnahmebescheinigungen für die Personalakte. Der 4-Stunden-Live-Workshop (2×2h) richtet sich an GF, HR, Compliance und Teams in KMU.
Nächster Schritt: Auf die Warteliste setzen. Stand: Juli 2026. Keine Rechtsberatung. Quellen: EU-Kommission „AI Literacy - Questions & Answers", Bundesnetzagentur-Hinweispapier zur KI-Kompetenz.Bereit für den nächsten Schritt?
Kostenloser EU AI Act Artikel 4 Live-Workshop — dokumentierte Schulung mit Lehrplan und Teilnahmebescheinigungen.